Jeg vil bare at
alt skal bli riktig.

Å få ting til å vokse ligger i DNA-et til Slottsträdgården Ulriksdal, først og fremst når det gjelder planter, men også for selskapet som helhet. Hemmeligheten bak veksten er innovativ teknologi. Slottsträdgården Ulriksdal er et hagesenter som dyrker og selger planter og tilbehør. I tillegg driver de en hagekafé og tilbyr tjenester innen plantevalg og hagedesign.

Kontroll på tallene

Marika Granander er økonomisjef på Slottsträdgården og har jobbet med økonomi i hele sitt arbeidsliv.

For mange år siden jobbet hun i et selskap som produserte og solgte sauser. Selskapet ble startet av en gjeng med fantastiske gründere. Ideen var god, og stemningen var:

– Hurra, nå skal vi lage sauser her … selge, selge, selge, ler Marika.
Etter en stund innså gründerne at ingen hadde kontroll på viktige papirer, tallene og hvordan det egentlig gikk med selskapet. Det var da Marika ble ansatt.

– Det var en fin bedrift, og jeg lærte mye. Blant annet at du må ha kontroll på teknologien for å få kontroll på tallene. Du trenger systemer som hjelper deg, sier Marika.

Vi byttet ut alt samtidig,
kassasystem og forretningssystem.

Teknologi har hatt stor betydning i karrieren hennes. Hun er en sterk tilhenger av ideen om at forretningssystemet er et nav i systemkartet. Der samler hun all data for å få oversikt over selskapet.

For at det skal fungere, må flere systemer kobles sammen, og informasjonen må synkroniseres i sanntid.

– Dette er viktig for meg, men også for de som er ute i hagen og har jord på hendene. Hvis en kunde spør hvor mange epletrær vi har av en bestemt sort, så skal de ikke trenge å løpe rundt og lete, sier Marika.

Siden kassasystemet er integrert med forretningssystemet, oppdateres lagersaldoene fortløpende. I dag kan personalet bare se på nærmeste kasse for å finne ut hva som er på lager.

Da Marika kom til Slottsträdgården hadde de ulike avdelingene sine egne spesialløsninger. Dette gjorde det vanskelig å samarbeide mellom avdelingene, og det ble umulig å få tak i konsulenter som kunne få orden på alt.

Hennes første oppgave var å føre et årsregnskap. Det var en utfordring. Integreringen mellom kassene og forretningssystemet var mangelfull.

Når det gamle systemet ikke lenger skulle oppdateres, tok tålmodigheten slutt. Ledelsen bestemte at de skulle implementere et nytt system.

– Det er tøft å være den som foreslår nye investeringer, spesielt hvis det også innebærer nye måter å jobbe på. Selv om alle er med på endringene, har administrasjonen et ekstra ansvar for å få det til å fungere godt og for at det faktisk fører til et bedre resultat, sier Marika.

Yabie Retail er et kassasystem som du kan tilpasse etter behov ved å aktivere eller deaktivere funksjoner. Dette gjøres med noen få tastetrykk. I et samfunn som er i stadig endring, er nøkkelen å investere i teknologi som kan tilpasse seg.

Salgsplattformer som
snakker sammen

De fleste kundene drar til hagesenteret og handler der. Andre velger å fylle ut bestillingsskjemaet på nettsiden eller rett og slett sende inn bestillinger per e-post.

Noen vil hente varene på hagesenteret, og andre vil ha det levert hjem av våre ansatte. Konferansebestillinger gjøres via telefon eller i andre møter. Bordbestillinger i Hagekafeen kommer inn via et eget skjema på nettsiden. Det blir en del administrasjon.

– Vi ønsker automatiserte prosesser for å få inn riktig informasjon. Alle forstår at tall, navn og gateadresser kan bli feil i en stressende situasjon. Jo færre tastetrykk, jo bedre. Det gir oss også mer tid til å ta vare på gjestene våre, sier Marika.

Yabie Retail er en avansert kasse som er enkel å bruke i en travel hverdag. Den er bygget for å samarbeide med andre systemer, hovedsakelig forretningssystemet. Derfor kan en rekke komplekse rutiner skjule seg bak én enkelt knapp.

En økonomisjef som
ikke er redd for å rydde opp

Det har gått mye tid til å rydde opp i systemene og konfigurere de nye. Det er ikke noe du gjør selv, påpeker Marika. Det blir best når alle er involvert.

Det er lurt å lytte til dem som står i kassa, dyrker i drivhuset, jobber i butikken og kafeen, og de som tar seg av visningshagene. Vi må ta hensyn til deres synspunkter før vi bestemmer hvordan en bestemt modul skal fungere.

– Et tips er å være ydmyk nok til å innse at det ofte er de som er nærmest kunden, som vet hva som fungerer best i hverdagen. Trenger de en stor, grønn knapp å trykke på, så skal de ha det, sier Marika.

For Marika handler rollen som økonomisjef om mer enn regnskap og resultatrapporter. Hun ser på administrasjonen som virksomhetens service-hub – som instruerer og forklarer nye rutiner og prosesser i ulike systemer. Arbeidet hennes handler om mer enn tall.

– Jeg synes det er morsomt å implementere systemer og få alt til å fungere som det skal. Det er litt som å legge puslespill; noen brikker mangler fortsatt eller må snus på, men det blir bra når det er ferdig!